In ihrem beA-Sondernewsletter 4/2023 vom 14.09.2023 warnt die Bundesrechtsanwaltskammer vor Phishingmails, die als Benachrichtigungen zu vorliegenden beA-Nachrichten getarnt sind. Sie sind in der Regel an folgenden Auffälligkeiten zu erkennen:

• Die Absender-Adresse weicht von der tatsächlichen ab, mitunter auch nur minimal
• Im Logo der Bundesrechtsanwaltskammer ist ein Balken mit Inschrift „Informationen zu Ihrem Postfach“ und eine Schaltfläche zum Abrufen von Nachrichten enthalten
• Häufig findet man Tippfehler innerhalb solcher Mails, z. B. „Allgemeine Informationen zum besonderen elektronischen Anwaltsporstfach…“
• Enthaltene Links zu angeblichen Informationsseiten sind häufig falsch; beispielsweise weicht die URL leicht von der üblicherweise von der BRAK verwendeten ab: bea.brak.de statt bea-brak.de (beA-Portal) oder brak.de (Informationsseiten der Bundesrechtsanwaltskammer).

Bitte beachten Sie, dass die E-Mail-Benachrichtigungen des beA-Systems niemals im html-Format versandt werden und somit zum Beispiel kein BRAK-Logo beinhalten. In einer solchen E-Mail sollten Sie keinesfalls die enthaltenen Links anklicken.

An folgenden Kriterien ist sicher erkennbar, ob eine erhaltene E-Mail-Benachrichtigung tatsächlich vom beA-System übermittelt wurde:

• Der Betreff lautet „Eingang einer Nachricht“ oder „Aufbewahrungsfrist für Nachrichten läuft ab“.
• Der Absender lautet „noreply@bea-brak.de“.
• Sie werden in der Nachricht selbst nicht mit Ihrem Namen angesprochen.
• Der Text beinhaltet weder Informationen zur Wichtigkeit einer Nachricht noch fordert er zum kurzfristigen Abruf der Nachricht auf.

Die Bundesnotarkammer hat mit dem Austausch der beA-Mitarbeiterkarten, die im September 2023 ihre Gültigkeit verlieren, begonnen. Einzelheiten hierzu entnehmen Sie bitte dem beA-Sondernewsletter 2/2023 der Bundesrechtsanwaltskammer und dem BRAK-Magazin Ausgabe 4/2023 (dort Seiten 10 und 11).

Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte müssen Nichts unternehmen, um den – kostenfreien – Kartentausch anzustoßen. Die Zertifizierungsstelle der BNotK wird sich unaufgefordert mit allen Kolleginnen und Kollegen, die Mitarbeiterkarten bestellt haben, in Verbindung setzen. Die neuen Mitarbeiterkarten müssen unmittelbar nach Erhalt im Benutzerprofil hinterlegt und berechtigt werden. Dies sollte unbedingt vor Ablauf der Gültigkeit der bisherigen Karten geschehen, damit die neuen Karten unmittelbar nutzbar sind.

Weitere Informationen zum Austausch der beA-Mitrarbeiterkarten finden Sie auf den Internetseiten der Zertifizierungsstelle und des beA-Anwendersupports.

Auch die beA-Softwarezertifikate verlieren ab Dezember 2023 sukzessive ihre Gültigkeit und müssen getauscht werden. Für diese wird die Zertifizierungsstelle ebenfalls rechtzeitig eine Möglichkeit der Erneuerung bereitstellen und darüber auf ihrer Webseite berichten.

f

In ihrem beA-Newsletter Ausgabe 5/2023 weist die Bundesrechtsanwaltskammer auf das neue beA-Portal hin, das mit der beA-Version 3.19 voraussichtlich am 03.08.2023 gestartet wird. Es öffnet sich über den bekannten Link bea-brak.de und ermöglicht zunächst den Zugriff auf das beA selbst, auf das Akteneinsichtsportal und auf die zum beA-System gehörenden Anwendungen Bundesweites Amtliches Anwaltsverzeichnis (BRAV) sowie Find-a-Lawyer. Diese Anwendungen werden mit einem Klick auf das Logo oder den dazugehörigen Text geöffnet.

Auch die beA-Anmeldung wurde neu gestaltet. Die Auswahl des Sicherheits-Token kann künftig direkt auf der Anmeldeseite der Webanwendung vorgenommen werden. Damit entfällt der Umweg, dass zunächst auf „Anmelden“ geklickt werden muss, um dann das Sicherheits-Token auszuwählen. Bei der Verwendung von Software-Token haben Nutzer künftig die Möglichkeit, das Passwort im Browser abzuspeichern. Wichtige Meldungen, insbesondere zu vorliegenden Störungen, werden künftig direkt auf der Startseite angezeigt.

Weitere Neuerungen, beispielsweise zur Erst- oder Neuregistrierung des Postfachs sowie zu den Funktionen „Client Security herunterladen“ und „Zertifikate verwalten“ entnehmen Sie bitte dem beA-Newsletter.

Mit der beA-Version 3.19 ist eine Aktualisierung der Anwendungskomponente der beA Client Security verbunden. Sie muss zwingend vorgenommen werden, um die beA-Webanwendung weiterhin nutzen zu können. Hierfür werden keine Administrator-Rechte benötigt.

Auf der Hauptversammlung der Bundesrechtsanwaltskammer am 28.04.2023 in Erfurt erstattete BRAK-Vizepräsident Dr. Lemke einen aktuellen Statusbericht zum elektronischen Rechtsverkehr und zum besonderen elektronischen Anwaltspostfach. Seine Präsentation, deren Lektüre empfohlen wird, finden Sie hier:

Statusbericht zum ERV und beA

Am 23.03.2023 wurde die Version 3.17 der beA-Webanwendung in Betrieb genommen. Die Änderungen sind im beA-Newsletter 2/2023 der Bundesrechtsanwaltskammer sowie in den Release-Notes auf der Seite des beA-Anwendersupports beschrieben.

Am 03.04.2023 hat die Zertifizierungsstelle der Bundesnotarkammer alle noch gültigen beA-Karten der alten Generation gesperrt. Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte, die ihre neuen beA-Karten noch nicht im System hinterlegt und auch keine anderen Zugangsmittel für Vertreter oder Mitarbeiter aktiviert haben, können jetzt ohne Entkopplung und Neuregistrierung nicht mehr auf ihr Postfach zugreifen. Um die Entkopplung zu erleichtern und das Supportaufkommen möglichst niedrig zu halten, hat die BRAK diejenigen Kolleginnen und Kollegen, die noch keine neue beA-Karte oder andere Zugangsmittel in ihrem Postfach hinterlegt hatten, per beA-Nachricht am 23.03.2023 informiert, dass Wesroc nach Sperrung der beA-Karten der alten Generation am 03.04.2023 die Postfächer, auf die nach der Sperrung nicht mehr zugegriffen werden kann, in einem automatisierten Verfahren zurücksetzen wird.

Nach Abschluss der Rücksetzung werden alle betroffenen Kolleginnen und Kollegen eine E-Mail an die im Postfach hinterlegte E-Mail-Adresse erhalten, in der sie darauf hingewiesen werden, dass eine Neuregistrierung ihres Postfachs mit der neuen beA-Karte erforderlich ist. Hinweise auf Schritt-für-Schritt-Anleitungen und das Video-Tutorial zur Registrierung sind ebenfalls mit
dieser E-Mail versandt worden. Eine Anleitung dazu findet sich unter dem folgenden Link: https://portal.beasupport.de/fragen-antworten/kategorie/erstregistrierung-und-anmeldung/erneute-erstregistrierung-rechtsanwalt-nach-entkopplung.

Kolleginnen und Kollegen, die ihre neue beA-Karte und/oder den dazugehörigen neuen PIN-Brief noch nicht erhalten haben, wenden sich bitte an den beA-Karten-Support der Zertifizierungsstelle unter https://zertifizierungsstelle.bnotk.de/kontakt.

Die Bundesrechtsanwaltskammer weist in ihrem beA-Newsletter vom 15.02.2023 nochmals darauf hin, dass die beA-Karten der ersten Generation (aufgedruckte Nummer beginnt mit der Ziffer 2) nur noch bis 18.03.2023 zur Anmeldung am beA genutzt werden können. Damit der Zugang zum beA auch darüber hinaus gesichert ist, müssen die neuen Karten rechtzeitig zuvor im Postfach hinterlegt werden. Das Vorgehen zur Aktivierung einer neuen Karte beschreibt der beA-Anwendersupport auf dem Service-Portal. Eine Videoanleitung finden Sie hier.

Die Bundesnotarkammer hat mitgeteilt, dass die Möglichkeit zur Anmeldung am beA und damit das Senden und Empfangen von Nachrichten für alle derzeit noch gültigen beA-Karten bis einschließlich 18.03.2023 erhalten bleibt. Es konnte eine technische Lösung gefunden werden, das Authentifizierungszertifikat für eine Übergangszeit zu verlängern, auch wenn das Signaturzertifikat ab 01.01.2023 technisch nicht mehr unterstützt und damit ungültig wird.

Näheres entnehmen Sie bitte dem

• Sondernewsletter der BRAK 15/2022 vom 02.12.2022 und den
• Informationen der Zertifizierungsstelle zur Nutzbarkeit der beA-Karte bisheriger Generation,

die auch auf den Internetseite der Zertifizierungsstelle unter https://zertifizierungsstelle.bnotk.de/bea-kartentausch veröffentlicht sind.

Bitte beachten Sie, dass qualifizierte elektronische Signaturen (qeS) mit Karten der ersten Generation nur noch bis 31.12.2022 erzeugt werden können. Kolleginnen und Kollegen, die eine Signaturfunktion nutzen möchten, werden deshalb auf den Fernsignaturservice der Zertifizierungsstelle oder andere Wege zum Anbringen einer qeS verwiesen. Bitte lesen Sie hierzu – und zur Nutzung des sog. sicheren Übermittlungsweges – auch den

• beA-Newsletter der BRAK 11/2022 vom 22.12.2022 und das
• Schreiben der BRAK vom 22.12.2022 (BRAK-Nr. 439/2022)

Ungeachtet der Verlängerung sollten alle Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte ihre neuen beA-Karten unverzüglich in ihrem Postfach hinterlegen, sofern noch nicht geschehen. Nur dadurch kann ausgeschlossen werden, dass nach Ablauf der Gültigkeit wieder massenweise Rücksetzungen von Postfächern notwendig werden und dadurch den beA-Support belasten.

Die Bundesnotarkammer hat den Support der Zertifizierungsstelle sowie die Prüfung der Zertifizierungsanträge mittlerweile personell verstärkt, sodass mit einer beschleunigten Bearbeitung zu rechnen ist. Die Bundesrechtsanwaltskammer hat dennoch angeboten, sich in problematischen Fällen dorthin zu wenden, damit Anliegen von Kolleginnen und Kollegen, die eilbedürftig sind, beschleunigt bearbeitet werden können.

Die Bundesrechtsanwaltskammer hat sich aufgrund der Vielzahl von Hinweisen, Nachfragen und Beschwerden – auch zum beA-
Kartentausch – mit der Geschäftsführung der Bundesnotarkammer ausgetauscht und folgende Informationen übermittelt:

Bis 10.11.2022 wurden alle rund 183.000 beA-Austauschkarten produziert und an die im Bundesweiten Amtlichen Anwaltsverzeichnis hinterlegten Adressen der Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte versandt. Allerdings konnten aufgrund fehlender Bestätigungen für rund 35.000 Karten noch keine PIN-Briefe verschickt werden. Um bis zum Jahresende auch die weiteren Schritte erfolgreich durchführen zu können, sind insbesondere die im beigefügten

Schreiben der Zertifizierungsstelle der Bundesnotarkammer vom 23.11.2022

beschrieben Schritte zu beachten.

Neu gegenüber den bisherigen Schritt-für-Schritt-Anleitungen ist, dass die Bundesnotarkammer eine Möglichkeit zur Verfügung stellt, die E-Mail-Adresse, an die der Bestätigungslink versandt wird, selbst zu überprüfen und zu aktualisieren. Der Link ist in der beigefügten Information enthalten. Über diesen Link ist es auch möglich, die Rechnungsadresse für die beA-Karte zu ändern.

In den letzten Wochen hat sich gezeigt, dass einige Bestätigungslinks entweder nicht mehr funktionieren oder von vornherein fehlerhaft waren. Die Bundesnotarkammer hat deshalb an alle Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte, die den Erhalt ihrer Karte noch nicht bestätigt haben, neue Bestätigungslinks versandt.

Zur beschleunigten Bearbeitung der Anträge auf Fernsignatur ist es sinnvoll, wenn ein aktuelles Ausweisdokument angefordert wird, dieses möglichst nicht per Post zu übersenden, sondern bevorzugt die Möglichkeit des Auslesens der eID aus dem Personalausweis zu nutzen, alternativ den Upload einer qualifiziert elektronisch signierten Ausweiskopie vorzunehmen.

In der neuen beA-Version 3.16, die voraussichtlich am 01.12.2022 in Betrieb genommen werden wird, wird bei jeder Anmeldung in der Webanwendung eine Prüfung stattfinden, ob eine alte oder eine neue Karte verwendet wird. Inhaber alter Karten werden durch ein Warnfenster darauf aufmerksam gemacht, dass sie ihre neue Karte im System hinterlegen müssen.

Die Bundesrechtsanwaltskammer und der Software Industrieverband Elektronischer Rechtsverkehr e.V. (SIV-ERV) informieren mit

Schreiben vom 22.11.2022

alle Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte über die Integration des Fernsignaturverfahren der Bundesnotarkammer in die Kanzleisoftware-Produkte und schlagen als Alternative den sicheren Übermittlungsweg bzw. die kartengebundene Signatur mit Signaturkarten anderer Hersteller vor.

Erfreulich ist, dass die meisten Kanzleisoftware-Hersteller eine Einbindung des Fernsignaturservices bereits jetzt oder zum Ende des Jahres 2022 vorsehen, sodass die Nutzerinnen und Nutzer auch über den Jahreswechsel hinaus in der Lage sein werden, ihre Schriftsätze qualifiziert elektronisch zu signieren.

Das Akteneinsichtsportal des Bundes und der Länder bietet Zugang zu elektronisch verfügbaren Akten der Gerichte und Staatsanwaltschaften. Ab der beA-Version 3.15 können Nutzerinnen und Nutzer bei der Anmeldung ihre beA-Sicherheits-Token (beA-Karte oder Software-Token) verwenden. Die Justiz hat die Funktion am Abend des 27.10.2022 freigeschaltet.

Eine Anmeldung am Akteneinsichtsportal setzt voraus, dass der Sicherheits-Token in der beA-Webanwendung hinterlegt ist. Die SAFE-ID muss mit derjenigen übereinstimmen, die mit dem Siicherheits-Token verknüpft ist. Im ersten Schritt verwendet die Justiz nur die SAFE-IDs von Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälten, so dass sich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit ihren Mitarbeiterkarten noch nicht am Akteneinsichtsportal anmelden können. Die SAFE-ID, die mit dem Sicherheits-Token verknüpft ist, finden Sie nach Anmeldung in der beA-Webanwendung in der Startseite der Einstellungen.

Nähere Erläuterungen zur Anmeldung am Akteneinsichtsportal hat die Bundesrechtsanwaltskammer im beA-Sondernewsletter 12/2022 vom 25.10.2022 veröffentlicht. Darin finden Sie zudem wichtige Informationen zu neuen Funktionen im beA-System, namentlich

• der Möglichkeit, Nachrichten an beA-externe Nachrichtenempfänger (z. B. Gerichte und Staatsanwaltschaften) mit einer Sendungspriorität zu übermitteln,
• dem Wegfall der Nachrichtenkennzeichnung „dringend“ und „zu prüfen“,
• der verbesserten Anzeige von elektronischen Empfangsbekenntnissen
• und der Anzeige von Zustellungsbevollmächtigten im Bundesweiten Amtlichen Anwaltsverzeichnis (BRAV).

Die Bundesrechtsanwaltskammer weist darauf hin, dass mittlerweile auch diejenigen Berufsausübungsgesellschaften, die bereits vor dem 01.08.2022 zugelassen waren, insbesondere Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH), im Bundesweiten Amtlichen Anwaltsverzeichnis (BRAV) angezeigt werden. Gleichzeitig sind deren beA-Postfächer empfangsbereit angelegt und auch adressierbar. Einzelheiten entnehmen Sie bitte dem

• beA-Sondernewsletter der BRAK 10/2022 vom 01.09.2022.

Alle betroffenen Kolleginnen und Kollegen werden gebeten, unverzüglich die Erstregistrierung vorzunehmen, sofern noch nicht geschehen.

Allgemein zum beA für Berufsausübungsgesellschaften hat die Bundesrechtsanwaltskammer im BRAK-Magazin Heft 3/2022 den Aufsatz

• „Und noch einmal: Das beA für Berufsausübungsgesellschaften – Erstregistrierung, sicherer Übermittlungsweg, Bestellung von beAKarten“

von Rechtsanwältin und BRAK-Geschäftsführerin Julia von Seltmann veröffentlicht, dessen Lektüre empfohlen wird. Er ist auch im Mitteilungsblatt der RAK Bamberg „RAK-InFORM“ von September 2022 abgedruckt.

Die Nutzung des sog. sicheren Übermittlungsweges durch Berufsausübungsgesellschaften ist derzeit wegen ungeklärter Rechtsfragen noch problematisch. Bitte lesen Sie hierzu die nachstehenden Dokumente.

• Schreiben der Bundesrechtsanwaltskammer vom 28.09.2022 (BRAK-Nr. 323/2022)
• Information zur Nutzung des sicheren Übermittlungswegs durch Berufsausübungsgesellschaften – Empfehlungen von BRAK und DAV

Die Bundesrechtsanwaltskammer hat mit

Schreiben vom 22.09.2022 (BRAK-Nr. 317/2022)

neue Informationen zum Stand des beA-Kartentausches, insbesondere zur Erreichbarkeit des beA-Anwendersupports im Rahmen der Rücksetzung von Postfächern, übermittelt. Danach sollte der Support mittlerweile wieder wie gewohnt telefonisch erreichbar sein, die Tickets sollten wieder in der üblichen Zeit bearbeitet werden.

Bitte beachten Sie zudem die Hinweise zur Rücksetzung des Postfachs, sollten Sie Ihre neue beA-Karte zwar hinterlegt, diese aber nicht vollständig berechtigt haben. Auch in diesem Falle nehmen Sie bitte Kontakt zum beA-Anwendersupport auf.