Einführung der E-Rechnung zum 01.01.2025

Im Newsletter von Juli 2024 wurde bereits auf die Einführung der verpflichtenden elektronischen Rechnung (E-Rechnung) durch das Wachstumschancengesetz hingewiesen. Diese Regelung ist nunmehr in Kraft getreten (vgl. § 14 Abs. 1 UStG n. F.). Sie gilt auch für Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte, allerdings nur bei Umsätzen mit anderen inländischen Unternehmern (B2B-Umsätze). Zudem ist es unter bestimmten Voraussetzungen und für eine Übergangszeit bis längstens 2028 weiterhin zulässig, Papier- und PDF-Rechnungen zu erstellen und zu versenden.

Der Empfang von E-Rechnungen muss aber schon ab 01.01.2025 gewährleistet sein, unabhängig von der Mandantenstruktur oder vom Umsatz. Ab diesem Zeitpunkt darf jedes Unternehmen eine E-Rechnung auch ohne Zustimmung des Empfängers versenden. Auch Anwaltskanzleien müssen daher die technischen Voraussetzungen für die Entgegennahme einer solchen Rechnung schaffen. Hierfür reicht es grundsätzlich aus, ein E-Mail-Postfach bereitzustellen, wobei sich ein gesondertes Postfach anbietet, um die Vorteile dieses Formats besser nutzen zu können.

Zudem muss die Rechnung maschinell lesbar, der strukturierte Datensatz wie zum Beispiel die XML-Datei bei einer Rechnung maschinell auswertbar sein. Gängige zulässige Rechnungsformate sind insbesondere die Standard XRechnung und das hybride ZUG-FeRD-Format (ab Version 2.0.1). Dieses besteht neben dem strukturierten aus einem menschenlesbaren Datenteil (zum Beispiel pdf-Dokument), die beide in einer Datei zusammengefasst sind. In jedem Fall sollte man vorbereitet sein und prüfen, ob über gegebenenfalls bereits verwendete Bürosoftware eine Visualisierung auch reiner XML-Dateien möglich ist. Andernfalls sollte geschaut werden, welche angebotenen Tools zur Visualisierung für die eigenen Bedürfnisse in Frage kommen.