Die Bundesrechtsanwaltskammer hat sich aufgrund der Vielzahl von Hinweisen, Nachfragen und Beschwerden – auch zum beA-
Kartentausch – mit der Geschäftsführung der Bundesnotarkammer ausgetauscht und folgende Informationen übermittelt:

Bis 10.11.2022 wurden alle rund 183.000 beA-Austauschkarten produziert und an die im Bundesweiten Amtlichen Anwaltsverzeichnis hinterlegten Adressen der Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte versandt. Allerdings konnten aufgrund fehlender Bestätigungen für rund 35.000 Karten noch keine PIN-Briefe verschickt werden. Um bis zum Jahresende auch die weiteren Schritte erfolgreich durchführen zu können, sind insbesondere die im beigefügten

Schreiben der Zertifizierungsstelle der Bundesnotarkammer vom 23.11.2022

beschrieben Schritte zu beachten.

Neu gegenüber den bisherigen Schritt-für-Schritt-Anleitungen ist, dass die Bundesnotarkammer eine Möglichkeit zur Verfügung stellt, die E-Mail-Adresse, an die der Bestätigungslink versandt wird, selbst zu überprüfen und zu aktualisieren. Der Link ist in der beigefügten Information enthalten. Über diesen Link ist es auch möglich, die Rechnungsadresse für die beA-Karte zu ändern.

In den letzten Wochen hat sich gezeigt, dass einige Bestätigungslinks entweder nicht mehr funktionieren oder von vornherein fehlerhaft waren. Die Bundesnotarkammer hat deshalb an alle Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte, die den Erhalt ihrer Karte noch nicht bestätigt haben, neue Bestätigungslinks versandt.

Zur beschleunigten Bearbeitung der Anträge auf Fernsignatur ist es sinnvoll, wenn ein aktuelles Ausweisdokument angefordert wird, dieses möglichst nicht per Post zu übersenden, sondern bevorzugt die Möglichkeit des Auslesens der eID aus dem Personalausweis zu nutzen, alternativ den Upload einer qualifiziert elektronisch signierten Ausweiskopie vorzunehmen.

In der neuen beA-Version 3.16, die voraussichtlich am 01.12.2022 in Betrieb genommen werden wird, wird bei jeder Anmeldung in der Webanwendung eine Prüfung stattfinden, ob eine alte oder eine neue Karte verwendet wird. Inhaber alter Karten werden durch ein Warnfenster darauf aufmerksam gemacht, dass sie ihre neue Karte im System hinterlegen müssen.

Die Bundesrechtsanwaltskammer und der Software Industrieverband Elektronischer Rechtsverkehr e.V. (SIV-ERV) informieren mit

Schreiben vom 22.11.2022

alle Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte über die Integration des Fernsignaturverfahren der Bundesnotarkammer in die Kanzleisoftware-Produkte und schlagen als Alternative den sicheren Übermittlungsweg bzw. die kartengebundene Signatur mit Signaturkarten anderer Hersteller vor.

Erfreulich ist, dass die meisten Kanzleisoftware-Hersteller eine Einbindung des Fernsignaturservices bereits jetzt oder zum Ende des Jahres 2022 vorsehen, sodass die Nutzerinnen und Nutzer auch über den Jahreswechsel hinaus in der Lage sein werden, ihre Schriftsätze qualifiziert elektronisch zu signieren.

Das Akteneinsichtsportal des Bundes und der Länder bietet Zugang zu elektronisch verfügbaren Akten der Gerichte und Staatsanwaltschaften. Ab der beA-Version 3.15 können Nutzerinnen und Nutzer bei der Anmeldung ihre beA-Sicherheits-Token (beA-Karte oder Software-Token) verwenden. Die Justiz hat die Funktion am Abend des 27.10.2022 freigeschaltet.

Eine Anmeldung am Akteneinsichtsportal setzt voraus, dass der Sicherheits-Token in der beA-Webanwendung hinterlegt ist. Die SAFE-ID muss mit derjenigen übereinstimmen, die mit dem Siicherheits-Token verknüpft ist. Im ersten Schritt verwendet die Justiz nur die SAFE-IDs von Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälten, so dass sich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit ihren Mitarbeiterkarten noch nicht am Akteneinsichtsportal anmelden können. Die SAFE-ID, die mit dem Sicherheits-Token verknüpft ist, finden Sie nach Anmeldung in der beA-Webanwendung in der Startseite der Einstellungen.

Nähere Erläuterungen zur Anmeldung am Akteneinsichtsportal hat die Bundesrechtsanwaltskammer im beA-Sondernewsletter 12/2022 vom 25.10.2022 veröffentlicht. Darin finden Sie zudem wichtige Informationen zu neuen Funktionen im beA-System, namentlich

• der Möglichkeit, Nachrichten an beA-externe Nachrichtenempfänger (z. B. Gerichte und Staatsanwaltschaften) mit einer Sendungspriorität zu übermitteln,
• dem Wegfall der Nachrichtenkennzeichnung „dringend“ und „zu prüfen“,
• der verbesserten Anzeige von elektronischen Empfangsbekenntnissen
• und der Anzeige von Zustellungsbevollmächtigten im Bundesweiten Amtlichen Anwaltsverzeichnis (BRAV).

Die Bundesrechtsanwaltskammer weist darauf hin, dass mittlerweile auch diejenigen Berufsausübungsgesellschaften, die bereits vor dem 01.08.2022 zugelassen waren, insbesondere Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH), im Bundesweiten Amtlichen Anwaltsverzeichnis (BRAV) angezeigt werden. Gleichzeitig sind deren beA-Postfächer empfangsbereit angelegt und auch adressierbar. Einzelheiten entnehmen Sie bitte dem

• beA-Sondernewsletter der BRAK 10/2022 vom 01.09.2022.

Alle betroffenen Kolleginnen und Kollegen werden gebeten, unverzüglich die Erstregistrierung vorzunehmen, sofern noch nicht geschehen.

Allgemein zum beA für Berufsausübungsgesellschaften hat die Bundesrechtsanwaltskammer im BRAK-Magazin Heft 3/2022 den Aufsatz

• „Und noch einmal: Das beA für Berufsausübungsgesellschaften – Erstregistrierung, sicherer Übermittlungsweg, Bestellung von beAKarten“

von Rechtsanwältin und BRAK-Geschäftsführerin Julia von Seltmann veröffentlicht, dessen Lektüre empfohlen wird. Er ist auch im Mitteilungsblatt der RAK Bamberg „RAK-InFORM“ von September 2022 abgedruckt.

Die Nutzung des sog. sicheren Übermittlungsweges durch Berufsausübungsgesellschaften ist derzeit wegen ungeklärter Rechtsfragen noch problematisch. Bitte lesen Sie hierzu die nachstehenden Dokumente.

• Schreiben der Bundesrechtsanwaltskammer vom 28.09.2022 (BRAK-Nr. 323/2022)
• Information zur Nutzung des sicheren Übermittlungswegs durch Berufsausübungsgesellschaften – Empfehlungen von BRAK und DAV

Die Bundesrechtsanwaltskammer hat mit

Schreiben vom 22.09.2022 (BRAK-Nr. 317/2022)

neue Informationen zum Stand des beA-Kartentausches, insbesondere zur Erreichbarkeit des beA-Anwendersupports im Rahmen der Rücksetzung von Postfächern, übermittelt. Danach sollte der Support mittlerweile wieder wie gewohnt telefonisch erreichbar sein, die Tickets sollten wieder in der üblichen Zeit bearbeitet werden.

Bitte beachten Sie zudem die Hinweise zur Rücksetzung des Postfachs, sollten Sie Ihre neue beA-Karte zwar hinterlegt, diese aber nicht vollständig berechtigt haben. Auch in diesem Falle nehmen Sie bitte Kontakt zum beA-Anwendersupport auf.

Wie hinlänglich bekannt ist stellt die Zertifizierungsstelle der Bundesnotarkammer gerade die beA-Karten auf eine neue Generation mit Fernsignatur um. Am 08.09.2022 haben die ersten beA-Karten ihre Gültigkeit zur Authentifizierung, also zur Anmeldung am beA, verloren. An alle Postfachinhaber, die davon betroffen sind, hat die Zertifizierungsstelle Austauschkarten übersandt. Vor dem Ablauf der alten Karte musste die neue Karte im beA-System aktiviert, also dort hinterlegt, werden.

Sollte Ihre alte Karte bereits abgelaufen sein und Sie die neue Karte noch nicht hinterlegt haben, kann der beA-Support der Bundesrechtsanwaltskammer Ihr Postfach zurücksetzen. Sie können sich sodann mit der neuen beA-Karte erneut registrieren. Weitere Informationen bei abgelaufenem Sicherheits-Token finden Sie hier.

Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte, deren beA-Karte nach 08.09.2022 ihre Gültigkeit verliert und die zu diesem Zeitpunkt entweder die neue beA-Karte oder die dazugehörige PIN noch nicht erhalten haben, nutzen bitte das Kontaktformular der Zertifizierungsstelle für eine priorisierte Bearbeitung ihres Anliegens.

Bitte beachten Sie weiter Folgendes:

Karten Ihrer Mitarbeiter verlieren im Rahmen des Technologiewechsels nicht ihre Gültigkeit. Gleiches gilt für die von Ihnen ggf. zur Anmeldung am beA statt der bisherigen Karte verwendeten Softwarezertifikate. Mitarbeiterkarten und Softwarezertifikate können daher auch nach Ablauf der Gültigkeit der beA-Karten weiter zur Anmeldung am Postfach verwendet werden; ihre Nutzbarkeit hängt nicht vom Austausch der beA-Karte des Postfachinhabers ab.

Nach Anmeldung am System mit der neuen Karte können Sie ihre alte Karte bis 31.12.2022 weiterhin zum Signieren von beA-Nachrichten nutzen. Auch wenn Sie sich mit der alten Karte nicht mehr anmelden können, behalten die Signaturzertifikate bis dorthin ihre Gültigkeit. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

Melden Sie sich am beA mit Ihrer neuen Karte, Ihrem Softwarezertifikat oder über eine Mitarbeiterkarte an. Bereiten Sie den Nachrichtenentwurf vor oder lassen Sie ihn von Ihrem Mitarbeiter erstellen. Sodann wechseln Sie die Karte. Legen Sie Ihre alte Signaturkarte in das Kartenlesegerät ein und signieren Sie Ihre elektronischen Dokumente wie gewohnt. Haben Sie den Weg über die Verwendung der Mitarbeiterkarte gewählt, kann sodann Ihr Mitarbeiter die Nachricht versenden. Haben Sie sich über ein Softwarezertifikat oder Ihre neue Karte angemeldet, versenden Sie die Nachricht selbst. Im Übrigen lassen Sie Ihr Postfach, wie eingangs beschrieben, zurücksetzen, wenn Sie die neue Karte nicht vor Ablauf der alten aktiviert haben.

Auch Signaturkarten anderer Hersteller als der Zertifizierungsstelle der Bundesnotarkammer werden weiterhin im beA unterstützt. Um welche Signaturkarten es sich handelt, findet sich in der beA-Anwenderhilfe.

Sollten Sie bereits alle Voraussetzungen geschaffen haben, um per Fernsignatur qualifizierte elektronische Signaturen zu erzeugen, unterstützt Sie eine Anleitung zum Anbringen einer Fernsignatur in der beA-Anwenderhilfe.

Der Support der Bundesrechtsanwaltskammer hat alle wichtigen Informationen zum Kartentausch mit detaillierten Anleitungen auf seiner Internetseite zusammengestellt. Insbesondere erhalten Sie dort auch eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, was im Hinblick auf die beA-Tauschkarte zu veranlassen ist. Über dort vorhandene weitere Links kommt man außerdem zu noch detaillierteren Informationen.

Angesichts vermehrter Anfragen von Kolleginnen und Kollegen beim beA-Anwendersupport und erheblicher Wartezeiten bei deren Beantwortung hat die Bundesrechtsanwaltskammer darum gebeten, folgende Informationen an alle Kammermitglieder weiterzugeben, die wegen Ablaufs der alten beA-Karte (z. B. am 08.09.2022) keinen Zugang zu ihrem Postfach mehr haben:

Ist die alte beA-Karte nicht mehr gültig, die neue beA-Karte aber noch nicht im beA hinterlegt, ist eine Zurücksetzung des Postfachs erforderlich, damit anschließend erneut eine Erstregistrierung mit der neuen beA-Karte durchgeführt werden kann. Achtung: Die Neuregistrierung erfordert die neue beA-Karte und die dazugehörige PIN. Liegen Karte und PIN noch nicht vor, sollte das Postfach noch nicht zurückgesetzt werden, weil dann etwaige andere Berechtigte ebenfalls keinen Zugriff mehr auf das Postfach haben.

Liegen die neue beA-Karte und der zugehörige PIN-Brief vor, wenden Sie sich zur Vorbereitung der Rücksetzung bitte per E-Mail an den beA-Anwendersupport unter folgender Adresse: servicedesk@beasupport.de. Die E-Mail muss folgende Angaben enthalten:

• Die SAFE-ID des betroffenen Postfachs
• Den vollen Namen, eine Rufnummer und ein Zeitfenster, in dem der Postfachinhaber persönlich für Rückfragen gut telefonisch erreichbar ist
• Den Hinweis, ob der Postfachinhaber die Antwort auf seine Sicherheitsfrage kennt, die bei der Erstregistrierung vergeben wurde (die Antwort selbst bitte niemals per E-Mail übermitteln!).

Sobald die E-Mail beim beA-Anwendersupport eigegangen ist, erhalten Sie eine automatische Bestätigung mit einer Ticketnummer.

Wichtig: Die Tickets werden in der Reihenfolge ihres Eingangs bearbeitet. Es ist nicht erforderlich, dass Sie sich mehrfach an den beA-Support, die Bundesrechtsanwaltskammer oder die Zertifizierungsstelle der Bundesnotarkammer wenden und auf die Dringlichkeit der Bearbeitung hinweisen. Bei jeder erneuten Anfrage wird ein neues Ticket vergeben, was die Bearbeitungszeit nochmals verlängert.

Ergänzend wird auf die Internetseite des beA Supports unter https://portal.beasupport.de/ verwiesen.

In ihrem

beA-Sonderbewsletter 9/2022 vom 26.07.2022

weist die Bundesrechtsanwaltskammer auf einige Neuerungen im beA-System hin, die im Zuge der beA-Version 3.14 eingeführt wurden und auch mit der Bereitstellung von Postfächern für Berufsausübungsgesellschaften zusammenhängen. Bitte beachten Sie insbesondere folgende Änderungen beim Rechte- und Rollenmanagement:

• Die Einführung der Rechte „eEBs mit VHN versenden“ und „Nachricht mit VHN versenden“ zur Übersendung elektronischer Empfangsbekenntnisse durch Vertretungen und Zustellungsbevollmächtigte sowie von Nachrichten für Berufsausübungsgesellschaften auf einem sicheren Übermittlungsweg, also ohne Anbringung einer qualifizierten elektronischen Signatur (qeS)
• Die Einführung der Rollen „Zustellungsbevollmächtigter“, „Vertretung“ und „VHN-Berechtigter“ (nur bei Berufsausübungsgesellschaften) neben der Rolle „Mitarbeiter“, in denen mehrere Rechte zusammengefasst werden

Der Sondernewsletter erläutert zudem die Suche nach zugelassenen Berufsausübungsgesellschaften im Bundesweiten Amtlichen Anwaltsverzeichnis (BRAV). In den dortigen Detail-Infos finden Sie auch die beA SAFE-ID (letzte Zeile), die beispielsweie zur Bestellung der beA-Karte für das Gesellschaftspostfach bei der Bundesnotarkammer benötigt wird.

Die Bundesrechtsanwaltskammer weist hinsichtlich der Einrichtung der besonderen elektronischen Anwaltspostfächer für Berufsausübungsgesellschaften (Gesellschaftspostfächer) auf Folgendes hin:

1. Die Postfächer derjenigen Gesellschaften, die am 01.08.2022 bereits zugelassen sind (insb. GmbHs), werden ab 01.09.2022 angelegt. Ab diesem Zeitpunkt kann die Erstregistrierung mit beA-Karte und PIN vorgenommen werden; gleichzeitig sind die Postfächer adressierbar. Die zur Bestellung der beA-Karte notwendige SAFE-ID kann voraussichtlich ab der zweiten Augustwoche bei der RAK Bamberg abgefragt werden.

2. Diejenigen Berufsausübungsgesellschaften, deren Zulassung ab 01.08.2022 erfolgt (bspw. PartGmbBs), werden bei der Rechtsanwaltskammer als „Zulassungskandidaten“ geführt. Für sie wird eine SAFE-ID vergeben, mit der sie ihre beA-Karte bestellen können. Es ist vorgesehen, dass die beA-Karten unmittelbar an die Kanzleiadresse der zuzulassenden Berufsausübungsgesellschaften – also nicht an die RAK Bamberg – geschickt werden. Gleiches gilt nach Bestätigung des Erhalts der Karte für die PIN.

Am 30.03.2022 waren die Bundesländer Baden-Württemberg, Bremen, Hamburg, Sachsen und Schleswig-Holstein bereits vollständig an das Akteneinsichtsportal der Justiz angebunden. In Brandenburg, Nordrhein-Westfalen und Thüringen sind die Test-Länderserver angebunden, die Anbindung der Produktivserver wird vorbereitet. Bayern, Niedersachsen und das Bundesverwaltungsgericht befinden sich im Testbetrieb. In Berlin, Hessen, Mecklenburg-Vorpommern, Rheinland-Pfalz, Saarland, Sachsen-Anhalt und bei den Bundesgerichten mit Ausnahme des Bundesverwaltungsgerichts laufen die Planungen.

Die Länder, die bereits vollständig an das Akteneinsichtsportal angebunden sind, können Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälten bei Bedarf einen Benutzernamen und ein Passwort zur Verfügung stellen. Mit diesen Zugangsmitteln ist der Zugriff auf die im Akteneinsichtsportal hinterlegten Akten möglich.

Die Bundesrechtsanwaltskammer arbeitet derzeit daran, einen Zugang zum Akteneinsichtsportal über die Anmeldung mittels SAFE-ID und beA-Karte zu ermöglichen. Einige Länder haben mitgeteilt, dass sie ihrerseits die Anbindung an das Akteneinsichtsportal zur Verfügung stellen werden, sobald BRAK die Anmeldung per SAFE-ID gewährleistet. Derzeit ist vorgesehen, dass die Anbindung der Anwaltschaft voraussichtlich im dritten Quartal 2022 zur Verfügung stehen wird.

Seit der Installation des Releases 3.11 der beA-Webanwendung am 31.03.2022 können auch Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte aus ihrem persönlichen beA-Postfach Nachrichten als „persönlich/vertraulich“ versenden. Damit kann die durch § 25 BORA vorgegebene Form für Berufsrechtsverstöße eingehalten und auch anderweitig eine vertrauliche Kommunikation geführt werden.

Weitere Informationen zu den neuen Funktionen in R 3.11 finden Sie im beA-Sondernewsletter 6/2022 der Bundesrechtsanwaltskammer vom 28.03.2022 und auf dem beA-Anwenderportal unter https://portal.beasupport.de/release-information#c56.